文件夹是办公必备的收纳工具，用得好能让文件整齐有序，找起来省时省力。首先要做好分类，按部门、项目或时间给文件夹贴标签，比如 “市场部 - 2024 年活动方案”“行政部 - 办公制度”，标签要写清晰，别含糊不清，不然时间久了自己都记不住里面放的是什么。​
文件夹摆放要讲究逻辑，经常用的放在办公桌抽屉最外层，或者文件架的上层，不用弯腰就能拿到；不常用的放在柜子里，按分类整齐堆叠，别杂乱无章地堆在一起。还要注意保护文件，重要的合同、报表可以用透明文件袋装好再放进文件夹，防止受潮、弄脏或破损，尤其是纸质较薄的文件，避免折叠或撕裂。​
另外，定期清理文件夹，把已经过期或没用的文件整理出来，比如去年的旧报表、已经终止的项目资料，及时归档或销毁，给新文件腾出空间，避免文件夹越堆越满，找文件时翻来翻去浪费时间。