文件柜整理得好，能让文件存放更有序，查找起来更方便，还能节约空间。首先要做好分类，按部门、项目、文件类型或时间给文件分类，比如行政部的文件可以分为办公制度、人事资料、财务报表等，每个类别用不同颜色的文件夹或标签区分，一目了然。​
文件摆放要讲究逻辑，经常使用的文件放在文件柜的中层或上层，方便取用；不常用的文件放在下层或柜子深处；过期的文件及时清理，比如超过保存期限的报表、已经终止的项目资料，要么销毁，要么归档到专门的柜子里，避免占用常用空间。​
还要注意文件的保护，重要的文件可以用密封的档案袋装好，防止受潮、弄脏或被盗；纸质较薄的文件可以夹在文件夹里，避免折叠或撕裂。文件柜的门要及时关上，防止灰尘进入，保持文件干净；定期打扫文件柜，用干布擦一下柜子内部和外部的灰尘，保持整洁。另外，文件柜里可以放一些干燥剂，尤其是在潮湿的季节，防止文件受潮发霉。