订书机是办公常用工具，正确使用和维护能避免卡钉，让使用更顺畅。使用时要注意，别一次放太多订书钉，订书钉放太多会导致卡钉，还会损坏订书机的弹簧；也别放太少，频繁装钉麻烦，适量即可，确保订书机能正常运作。​
订书时要把纸张对齐，放在订书机的钉槽中间，轻轻按压，别用力过猛，不然会把纸张订破，也可能损坏订书机的压杆；要是纸张太厚，别强行订，太厚的纸张会让订书钉弯曲，导致卡钉，这种情况可以用打孔器打孔后用活页夹固定，或者用长尾夹夹住。​
维护订书机要定期清理，要是出现卡钉的情况，先关闭订书机，轻轻取出卡住的订书钉，别用手强行拉扯，避免被订书钉划伤；用软毛刷清理订书机内部的残留钉屑，保持内部干净，避免再次卡钉。另外，订书机的弹簧要保持灵活，要是弹簧生锈或卡住，用少量润滑油擦拭，让弹簧能正常伸缩，延长使用寿命。