档案袋是存放和运输文件的重要工具，正确使用能保护文件，防止损坏。首先要根据文件的大小和数量选择合适的档案袋，文件多、厚度大的选容量大、材质厚实的档案袋，别用小档案袋强行装太多文件，会撑破档案袋，导致文件散落；文件少、较薄的选小容量档案袋，避免浪费。​
档案袋的材质要耐用，比如牛皮纸、塑料材质的，不容易破损，能更好地保护文件；别用太单薄的纸质档案袋，容易撕裂，尤其是存放重要文件时，要选质量好的档案袋。​
使用时要给档案袋贴标签，写清楚文件的名称、类别、时间等信息，方便查找和管理；重要文件可以用密封式档案袋，防止文件丢失或被篡改。档案袋存放时要整齐堆叠，别挤压，避免文件折叠或破损；放在干燥、通风的地方，避免受潮发霉，尤其是纸质档案袋，受潮后容易变软、破损。另外，运输文件时要用结实的档案袋，必要时用胶带加固封口，防止文件在运输过程中掉落或损坏。