饮水机是办公必备的电器设备，正确使用和定期清洁能保证饮水卫生，保护员工健康。使用时要注意，先接冷水再接热水，避免热水溅出烫伤；接水时别让水杯碰到水龙头，防止污染水龙头，影响饮水卫生；要是饮水机有童锁功能，要开启童锁，避免小孩误操作烫伤。​
定期清洁饮水机很重要，内胆容易滋生细菌，一般每月清洁一次，清洁时先关闭电源，放空饮水机里的水，用专用的饮水机清洁剂或白醋浸泡内胆，再用清水反复冲洗干净，确保没有残留的清洁剂或异味；水龙头也要定期擦拭，去除表面的水垢和污渍，保持干净。​
饮水机的放置位置要远离热源和阳光直射，比如别放在打印机、微波炉旁边，高温会影响饮水机的使用寿命，也会让水更容易变质；放在干燥、通风的地方，避免潮湿环境导致饮水机生锈或滋生细菌。另外，要及时更换饮水机的滤芯，滤芯是过滤水质的关键，长时间不更换会影响过滤效果，导致水质变差，根据饮水机的使用说明定期更换滤芯，确保饮水安全。