活页夹适合需要频繁增减页面的文件，比如项目方案、会议纪要，用它整理文件灵活方便，还能反复使用。选活页夹要看容量，文件少选薄款，比如 10mm 厚度的，方便携带；文件多选厚款，比如 30mm 厚度的，能装更多页面，别选容量不符的，文件太少用厚夹浪费空间，文件太多用薄夹装不下，容易损坏页面。​
环扣类型也很重要，D 型环扣的活页夹打开方便，页面翻找更顺畅，适合经常查阅的文件；圆形环扣的价格实惠，适合存放不常翻动的资料。另外，活页夹的封面材质选耐磨的，比如塑料或硬纸板材质，能保护内部文件，避免受潮或磨损。​
使用活页夹时，先把文件打孔，确保孔位和活页夹的环扣对齐，再把页面依次套在环扣上，别强行拉扯页面，避免孔位撕裂；要是需要增减页面，打开环扣就能轻松操作，不用像普通文件夹那样拆装订，方便调整。定期检查环扣是否牢固，要是环扣松动，及时调整或更换活页夹，防止页面脱落；不用时把活页夹整齐堆叠，避免挤压变形，保护内部文件。