打孔器是整理活页文件的常用工具，选对类型、正确使用能避免卡纸，让文件整理更顺畅。日常打孔量少，比如偶尔整理个人资料，选单孔或双孔打孔器就行，体积小、方便收纳，不用时放在抽屉里不占空间；要是部门经常整理大量活页文件，比如项目资料、培训手册，选多孔打孔器更高效，一次能打多个孔，匹配活页夹的孔位，不用反复调整。​
使用时要注意纸张对齐，打孔器上一般有定位线或刻度，把纸张边缘对准定位线，确保每次打孔的位置一致，文件装订后更整齐；别一次放太多纸张，太厚的纸张会让打孔器受力过大，导致刀刃卡顿或纸张撕裂，根据打孔器的说明确定单次打孔数量，少量多次更稳妥。​
维护打孔器要定期清理孔屑，打孔后会有纸屑留在机器内部，积累多了会影响打孔效果，打开打孔器的纸屑盒，倒掉里面的碎纸，用软毛刷清理刀刃周围的残留纸屑；要是刀刃生锈，用少量润滑油擦拭，保持刀刃锋利，避免生锈导致打孔不顺畅。另外，别用打孔器打金属片、塑料卡等硬物，会损坏刀刃，缩短使用寿命。