文件架是桌面收纳的好工具，分层摆放能让文件分类清晰，还能节省桌面空间，选的时候要根据文件数量和类型定层数。日常文件少，选 3-4 层的文件架就行，放在桌面角落，不占太多空间；文件多或分类细，选 5-6 层的，每层对应一个类别，比如 “待处理”“已完成”“参考资料”，一目了然。​
材质方面，塑料文件架轻便耐用，价格实惠，适合日常办公；金属文件架承重更好，颜值高，适合需要提升桌面质感的场景，别选太单薄的纸质文件架，容易受潮或损坏，用不了多久就得更换。​
摆放文件架要讲究逻辑，常用的文件放在下层，不用弯腰就能拿到；不常用的放在上层，充分利用空间；每层文件要竖着放，别堆叠，方便抽取，也能避免文件压皱。定期整理文件架，把过期或没用的文件及时清理，给新文件腾出空间；用干布擦文件架表面的灰尘，保持整洁，尤其是金属文件架，避免灰尘堆积导致生锈。